Im Rahmen der elektronischen Kommunikation in Vergabeverfahren werden Informationen zwischen Auftraggeber und am Vergabeverfahren teilnehmenden Unternehmern auf elektronischem Weg übermittelt.

Seit 18. Oktober 2018 ist die elektronische Kommunikation im Oberschwellenbereich, also bei Beschaffungsvorhaben mit großem Auftragsvolumen, grundsätzlich verpflichtend. Der Auftraggeber kann aber unter bestimmten Voraussetzungen von der elektronischen Kommunikation absehen und eine andere Kommunikationsform wählen. Das betrifft z.B. Fälle, in denen ein Teil des Angebots in einem nicht allgemein verfügbaren Dateiformat abgegeben werden muss oder die Einreichung von maßstabgetreuen Modellen (etwa bei Architekturleistungen) verlangt wird.

Hinweis: Auftraggeber im Oberschwellenbereich sind verpflichtet, die Gründe im Vergabevermerk festzuhalten, wenn eine andere Kommunikationsform gewählt wurde.

Im Unterschwellenbereich kann der Auftraggeber die Form der Kommunikation hingegen frei wählen. Im Sinne der Effizienz und Transparenz der öffentlichen Auftragsvergabe gehen Auftraggeber immer öfter auch im Unterschwellenbereich zur elektronischen Kommunikation über.

Für die elektronische Kommunikation bedienen sich Auftraggeber elektronischer Vergabeplattformen, wie z.B. lieferanzeiger.at. Über diese eVergabe-Plattformen werden die Ausschreibungsunterlagen für interessierte Unternehmer zum Download zur Verfügung gestellt und können Bewerber bzw. Bieter Teilnahmeanträge sowie Angebote einreichen. Hat ein interessierter Unternehmer Fragen zu den Ausschreibungsunterlagen, stellt er diese über die eVergabe-Plattform an den Auftraggeber. Die Beantwortung der Fragen erfolgt dann einfach an alle interessierten Unternehmer. Fragenbeantwortungsmails, in denen versehentlich die Identität eines Unternehmers preisgegeben wird, gehören der Vergangenheit an. Auch Aufklärungen (z.B. über Unklarheiten im Angebot) erfolgen über die eVergabe-Plattform. Durch den Einsatz elektronischer Kommunikationsmittel erfolgt eine automatische Dokumentation der Abläufe im Vergabeverfahren. Diese entspricht einer wesentlichen Forderung des Gesetzgebers, wonach elektronische Dokumente so zu kennzeichnen und zu speichern sind, dass sie nachträglich nicht verändert werden können. Die elektronische Vergabe bietet daher viele Vorteile und ermöglicht bei Auftraggebern Kosteneinsparungen.