Ein Auftraggeber hat einige gute Angebote in einem Vergabeverfahren erhalten. Nach reichlichen Überlegungen und vielschichtigen Prüfungen dieser, hat sich der Auftraggeber für ein bestimmtes Unternehmen entschieden, das den Zuschlag erhalten soll. Wie geht es nun weiter?

Die Zuschlagsentscheidung

Bevor der Auftraggeber dem erfolgreichen Bieter den Zuschlag erteilen kann, muss er zuvor eine Absichtserklärung bekunden, an welchen bestimmten Bieter der Zuschlag erfolgen soll. Diese Absichtserklärung nennt man Zuschlagsentscheidung. Die Zuschlagsentscheidung bewirkt keine Auftragsvergabe und es kommt noch kein Vertrag zwischen dem Auftraggeber und Bieter zustande. Die Zuschlagsentscheidung ist allen noch verbliebenen Bietern des Verfahrens mitzuteilen.

Hinweis: Wurden die Angebote von Bietern ausgeschieden, gelten die Bieter so lange als „verblieben“ (und ist ihnen somit die Zuschlagsentscheidung bekannt zu geben), bis das Ausscheiden rechtskräftig ist (also die Anfechtungsfrist abgelaufen ist oder das Vergabekontrollgericht entschieden hat).

Im Zuge der Mitteilung der Zuschlagsentscheidung sind den nicht erfolgreichen Bietern die Gründe für die Ablehnung ihrer Angebote zu nennen. Des Weiteren sind in dieser Mitteilung auch die Gründe für die Wahl des erfolgreichen Angebotes bekannt zu geben, das sind im Speziellen der Gesamtpreis, Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes in jedem einzelnen Detail darzulegen. Die Begründung muss so hinreichend bestimmt sein, dass es dem Bieter auch ohne Kenntnis zusätzlicher, detaillierter Begründungselemente möglich ist, gegen die Zuschlagsentscheidung einen begründeten Nachprüfungsantrag einzubringen. Unzureichend wäre etwa bloß die Bekanntgabe der vergebenen Punkte für das erfolgreiche Angebot. Vielmehr muss die Zuschlagsentscheidung grundsätzlich eine schriftliche verbale Begründung in Form einer Gegenüberstellung der Bewertung des erfolgreichen und des auszuscheidenden Angebotes beinhalten.

Wurde die Zuschlagsentscheidung mitgeteilt, beginnt die Stillhaltefrist zu laufen. Innerhalb der Stillhaltefrist darf der Auftraggeber dem erfolgreichen Bieter den Zuschlag nicht erteilen, weil dieser Zuschlag ansonsten absolut nichtig wäre. Die Stillhaltefrist beträgt 10 Tage, wenn die Zuschlagsentscheidung auf elektronischem Weg übermittelt wurde. Wenn sie auf dem brieflichen Weg zugestellt wurde, beträgt sie 15 Tage. Der Sinn hinter der Stillhaltefrist ist, dass unterlegene Bieter die Zuschlagsentscheidung einer Prüfung durch eine Vergabekontrollinstanz unterziehen lassen können, bevor schlussendlich ein Vertrag zustande kommt.

Die Zuschlagserteilung

Wurde die Zuschlagsentscheidung bekannt gegeben und ist die Stillhaltefrist abgelaufen, kann mittels Zuschlagserteilung der zivilrechtliche Vertrag – mit all seinen Rechtsfolgen – zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer abgeschlossen werden.

Das Vertragsverhältnis kommt in dem Zeitpunkt zustande, in dem der Bieter die schriftliche Verständigung von der Annahme seines Angebotes erhält. Es bedarf daher grundsätzlich keiner gesonderten Vertragsunterzeichnung oder sonstigen Willenserklärung (z.B. Gegenschlussbrief des Bestbieters). Die Verständigung von der Annahme des Angebotes wird Zuschlagserteilung genannt. Sie muss nach dem Ablauf der Stillhaltefrist und während der Zuschlagsfrist übermittelt werden. Die Zuschlagsfrist ist jene Zeitspanne, die maximal zwischen dem Ende der Angebotsfrist und der Zuschlagserteilung liegen darf. Hat der Auftraggeber hingegen die Zuschlagsfrist überschritten, entsteht das Vertragsverhältnis erst mit der schriftlichen Erklärung des Bieters, den Auftrag anzunehmen, weil der Bieter mit dem Ablauf der Zuschlagsfrist nicht mehr an sein Angebot gebunden ist.

Nach Zuschlagserteilung kann mit der Vertragserfüllung durch beide Vertragsparteien begonnen werden.

Der Widerruf

Das Ende eines Vergabeverfahrens stellt oft einen Abschluss eines privatrechtlichen Vertrages dar, der zwischen dem Auftraggeber und dem erfolgreichen Bieter abgeschlossen wird. In manchen Fällen kann der Auftraggeber das Verfahren aber auch durch einen Widerruf beenden. Das bedeutet, dass keinem Unternehmer der Zuschlag erteilt und kein Vertrag abgeschlossen wird.

Die Systematik ist beim Widerruf gleich wie beim Zuschlag: Es ist zunächst eine (begründete) Widerrufsentscheidung bekannt zu geben und eine zehn- bzw. 15-tägige Stillhaltefrist abzuwarten. Danach kann der Widerruf erklärt werden (Widerrufserklärung). Im Unterschwellenbereich kann der Auftraggeber den Widerruf auch ohne Widerrufsentscheidung erklären und das Vergabeverfahren ohne Einhaltung einer Stillhaltefrist endgültig beenden.