Sobald ein Unternehmer eine interessante Ausschreibung gefunden hat, wird er direkt in der Bekanntmachung bzw. in den Ausschreibungsunterlagen die Information finden, ob es sich um ein elektronisches Verfahren handelt (eVergabe). Wenn dem so ist, sind folgende Punkte zu beachten, damit die Teilnahme an einer eVergabe gelingt:

  • Das Vorliegen einer eSignatur
    Die zeichnungsberechtigte Person muss bzw. die zeichnungsberechtigen Personen müssen über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen. Die Erstellung einer österreichischen eSignatur dauert nur wenige Minuten, muss allerdings persönlich (mit gültigem Lichtbildausweis) bei einer Registrierungsstelle oder elektronisch via FinanzOnline, Post.at oder Edugov.gv.at beantragt werden. Bei Bietergemeinschaften kann stellvertretend eine einzelne Person signieren, sofern sie von allen dazu bevollmächtigt wurde und diese Vollmacht auch beiliegt. Im Ausland ist die Erstellung einer eSignatur teilweise mit größerem Aufwand verbunden.

Hinweis: In Deutschland ist die Abgabe einer „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ ausreichend, weshalb deutsche Bieter häufig über keine qualifizierte elektronische Signatur verfügen und diese kurzfristig auch nicht mehr erlangen können.

  • Der Countdown der Angebotsfrist
    Wenn es sich vermeiden lässt, sollte die Angebotsabgabe nicht erst kurz vor dem Ablauf der Angebotsfrist (Abgabeschluss) gestartet werden. Auch wenn technische Störungen sehr selten sind, kann es trotzdem zu Internet-Verbindungsfehlern oder einem anderen Fehler (insbesondere Bedienungsfehler) kommen. Es wäre schade, wenn aus technischen Gründen das Angebot zu spät bzw. gar nicht abgegeben werden kann.

Hinweis: Sollten Sie als Unternehmer in die Situation kommen, dass Sie Probleme bei der Angebotsabgabe haben, zögern Sie bitte nicht den eVergabe-Portal-Betreiber zu kontaktieren. Achten Sie auf die telefonische Erreichbarkeit und geben Sie Ihr Angebot am besten zu einem Zeitpunkt ab, zu dem Sie beim Portal-Betreiber jemanden erreichen können.

  • Die Funktionsweise verschiedener eVergabe-Portale
    In Österreich gibt es mehrere eVergabe-Portale, die alle ein bisschen anders funktionieren. Abgesehen davon, dass viele der Betreiber eine telefonische Beratung, Erklärvideos bzw. Informationsmaterial auf der Website zur Verfügung stellen, bieten einige, wie z.B. auftrag.at, auch kostenlose Testzugänge an, mit denen eine fiktive Angebotsabgabe geübt werden kann. Testzugänge sind vor allem dann empfehlenswert, wenn Sie zum ersten Mal bei einer eVergabe teilnehmen wollen.

  • Technische Voraussetzungen
    Im Vorfeld der Teilnahme an einer eVergabe sollte die Kompatibilität der im Unternehmen genutzten Hard- und Software mit dem jeweiligen Vergabeportal geklärt werden. Eine leistungsfähige Internetverbindung wird ebenfalls benötigt.

    • Internet
      Der Internetanschluss sollte in der Regel 5 MB/s Download- und 2 bis 3 MB/s Upload-Geschwindigkeit aufweisen. Darüber hinaus ist mehr als eine funktionierende Internetverbindung ratsam (z.B. ein leicht zu errichtender Hotspot), falls es Störungen gibt.
    • Betriebssystem
      Die meisten eVergabe-Portale unterstützen die gängigsten Betriebssysteme, wie z.B. das Microsoft Windows Betriebssystem ab Version 8 bzw. Apple Mac OS ab Version 10.
    • Webbrowser
      eVergabe-Portale können über unterschiedliche Webbrowser, wie z.B. Google Chrome, aufgerufen werden. Empfohlen wird hierbei stets die aktuellste Browserversion zu verwenden. Bei technischen Problemen kann als Sofortmaßnahme der Abruf über einen anderen Webbrowser hilfreich sein.

Hinweis: Da die unterstützten Betriebssysteme und Webbrowser-Versionen je nach eVergabe-Portal variieren können, informieren Sie sich bitte vorab bei Ihrem Portal-Betreiber hinsichtlich Kompatibilität.