Generell gilt in jedem Vergabeverfahren, alle wesentlichen Vorgänge so zu dokumentieren, dass die Entscheidung des Auftraggebers nachvollzogen werden kann. Die Dokumentationspflicht beginnt bereits bei der Ermittlung des Auftragswertes, der vom Auftraggeber sach- und fachkundig berechnet und dokumentiert werden muss. Ist der Auftraggeber der Ansicht, dass die vergaberechtlichen Vorschriften wegen einer Ausnahmebestimmung nicht zur Anwendung gelangen, ist auch hierfür eine dokumentierte Begründung vorzunehmen.

Der Auftraggeber sollte für jedes Vergabeverfahren einen Vergabeakt führen, um im Anlassfall eine lückenlose Dokumentation vorweisen zu können. Da mit dem Zuschlag der Vertrag zustande kommt, sollten die Unterlagen auch nach dem Zuschlag aufbewahrt werden, für den Fall, dass es:

  • zu Streitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis kommt,
  • zu einem Vertragsverletzungsverfahren kommt,
  • zu einem Vergabekontrollverfahren vor den Verwaltungsgerichten kommt,
  • zu einer Prüfung durch den Rechnungshof kommt oder
  • um den unternehmens- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen.

Nach den Vorgaben des Bundesvergabegesetzes 2018 ist die Vergabedokumentation für mindestens drei Jahre ab Zuschlagserteilung aufzubewahren. Längere Aufbewahrungspflichten können sich aus anderen gesetzlichen (wie z.B. steuerrechtlichen) Vorschriften ergeben, wobei bei personenbezogenen Daten darauf zu achten ist, dass diese zur Erfüllung der Vorgaben der DSGVO nur so lange aufbewahrt werden dürfen, solange dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist – also ganz nach dem Motto: „so kurz wie möglich, aber so lange wie nötig.“

Elektronische Protokollierung der Kommunikation
Elektronische Kommunikationsmittel müssen grundsätzlich allgemein verfügbar sein und dürfen nicht diskriminierend wirken. Allgemein verfügbar sind elektronische Kommunikationsmittel in der Regel dann, wenn sie ohne Lizenz genutzt werden können.

Für elektronische Dokumente bzw. den Informationsaustausch gilt, dass diese Dokumente in der Form und mit dem Inhalt gespeichert werden, die sie beim Absenden, Einlangen bzw. Bereitstellen hatten. Dies wird in der Regel vom Betreiber einer elektronischen Vergabeplattform, wie beispielsweise auftrag.at sichergestellt.

Hinweis: Auftraggeber, die sich einer elektronischen Vergabeplattform bedienen, sollten sich beim Betreiber der Vergabeplattform erkundigen, ob eine umfassende Protokollierung automatisch erfolgt und ob eine nach dem Stand der Technik sichere Verwahrung der elektronischen Dokumente gewährleistet ist.