Was gilt es bei Ausschreibungsunterlagen zu beachten?

Allgemeines

Ausschreibungsunterlagen stellen das Kernelement des Vergabeverfahrens dar. In den Ausschreibungsunterlagen erklärt der Auftraggeber, welche Leistungen er zu welchen Konditionen beschaffen möchte. Das Gesetz definiert die Ausschreibung als die an eine bestimmte oder unbestimmte Zahl von Unternehmern gerichtete Erklärung des Auftraggebers, in der er festlegt, welche Leistung er zu welchen Bedingungen erhalten möchte. Sowohl der Auftraggeber als auch die Bewerber bzw. Bieter sind an die Ausschreibungsunterlagen gebunden.

Die Ausschreibungsunterlagen bestehen in der Regel aus einer Verfahrensordnung, einer Leistungsbeschreibung und rechtlichen Bedingungen für den späteren Vertrag. Viele Auftraggeber legen zudem Formblätter für die Erstellung eines Teilnahmeantrages bzw. eines Angebotes bei. Je nach Leistungsgegenstand muss der Auftraggeber auch weitere Unterlagen zur Verfügung stellen (z.B. Kalkulationsblätter, Pläne, Mengengerüste etc.).

Hinweis für Auftragnehmer: Die Durchführung von Vergabeverfahren ist sehr schematisch und formal. Es ist daher besonders bei der Erstellung von Angeboten wichtig, sehr gründlich vorzugehen. Schon kleine Fehler können schwerwiegende Folgen haben.

Mindestinhalt

Der gebotene Mindestinhalt von Ausschreibungsunterlagen variiert je nach Verfahrensart und Leistungsgegenstand. Mindestinhalte sind unter anderem:

Anforderungen an die Ausschreibungsunterlagen

Die Ausschreibungsunterlagen sind im Hinblick auf die Gleichbehandlung sämtlicher Bewerber bzw. Bieter so auszuarbeiten, dass die ausgeschriebene Leistung eindeutig, vollständig und neutral beschrieben ist. Sie müssen weiters so ausgestaltet sein, dass die Vergleichbarkeit der Angebote sichergestellt ist und dass die Preise ohne Übernahme nicht kalkulierbarer Risiken und ohne unverhältnismäßige Ausarbeitungen von den Bietern ermittelt werden können.

Hinweis für Auftragnehmer: Die Ausschreibungsunterlagen sollten möglichst früh durchgesehen und geprüft werden, um die in den Unterlagen festgelegten Fristen nicht zu versäumen. Wichtig ist es auch in Erfahrung zu bringen, bis wann Anfragen an den Auftraggeber (Bewerber- bzw. Bieterfragen) gestellt werden können.

Zurverfügungstellung der Ausschreibungsunterlagen

Wird ein Vergabeverfahren mit vorheriger Bekanntmachung durchgeführt, sind die Ausschreibungsunterlagen:

Wird ein Vergabeverfahren ohne vorherige Bekanntmachung durchgeführt, sind die Ausschreibungsunterlagen jedem vom Auftraggeber zur Angebotslegung aufgeforderten Unternehmer kostenlos elektronisch zu übermitteln bzw. bereitzustellen.

Sowohl bei Vergabeverfahren mit vorheriger als auch ohne vorherige Bekanntmachung kann auf die elektronische Zurverfügungstellung der Ausschreibungsunterlagen nur bei Vergaben im Unterschwellenbereich oder in gesetzlich definierten Ausnahmenfällen verzichtet werden (z.B. wenn physische Modelle als Teil des Angebotes eingereicht werden müssen oder dies zum Schutz sensibler Informationen erforderlich ist). Beachte: In einem solchen Fall darf nicht für das gesamte Vergabeverfahren von der elektronischen Kommunikation abgegangen werden, sondern nur für jenen Verfahrensabschnitt, der nicht elektronisch durchgeführt werden kann (z.B. die Angebotsabgabe).

Ausschreibungsberichtigung

Ist aus der Sicht eines Unternehmers eine Berichtigung der Ausschreibung erforderlich, so hat er dies umgehend dem Auftraggeber mitzuteilen. Der Auftraggeber hat erforderlichenfalls eine Berichtigung der Ausschreibung und der Bekanntmachung durchzuführen und – wenn die Berichtigung wesentlichen Einfluss auf die Erstellung von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten hat – die Teilnahmeantrags- bzw. Angebotsfrist angemessen zu verlängern.

Berichtigungen haben aber auch ihre Grenze: Eine Berichtigung der Ausschreibung ist nur insoweit zulässig, als es dadurch nicht zu einer inhaltlich wesentlich anderen Ausschreibung kommt. Diesfalls wäre nämlich die Ausschreibung wegen Vorliegen zwingender Gründe zu widerrufen.

Ist die Berichtigung von Ausschreibungsunterlagen erforderlich, muss allen Bewerbern bzw. Bietern die Berichtigung übermittelt bzw. bereitgestellt werden. Wenn die Übermittlung oder Bereitstellung an alle Bewerber bzw. Bieter nicht möglich ist, ist die Berichtigung in gleicher Weise wie die Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung zu stellen, zu übermitteln oder bereitzustellen.

Anfechtung der Ausschreibungsunterlagen

Ist ein Unternehmer der Meinung, dass die Ausschreibungsunterlagen rechtswidrig sind und möchte er diese bekämpfen, kann er beim zuständigen Verwaltungsgericht (siehe unten) einen Nachprüfungsantrag einbringen. Die Ausschreibung ist nämlich eine sogenannte gesondert anfechtbare Entscheidung des Auftraggebers. Die Einbringung eines Nachprüfungsantrages hat keine aufschiebende Wirkung, sodass das Vergabeverfahren grundsätzlich weiterläuft. Aus diesem Grund empfiehlt sich gleichzeitig mit dem Nachprüfungsantrag einen Antrag auf Erlassung einer einstweiligen Verfügung einzubringen.

Für die Einbringung eines Nachprüfungsantrages gegen die Ausschreibung gibt es neben den „klassischen Fristen“ (in der Regel 10 Tage ab Übermittlung bzw. Bereitstellung der Ausschreibung) noch spezielle längere Anfechtungsfristen: Die Ausschreibung kann bis spätestens 7 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist bzw. Teilnahmeantragsfrist angefochten werden.

Der Nachprüfungsantrag ist entweder beim Bundesverwaltungsgericht (bei Bundesvergaben) oder bei einem der Landesverwaltungsgerichte (bei Landesvergaben) einzubringen.