Die elektronische Signatur ersetzt die eigenhändige Unterschrift einer natürlichen Person. Alles, was händisch zu unterschreiben war, kann – bzw. muss – nun auch mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet werden.

Qualifizierte elektronische Signatur

Eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt grundsätzlich das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift. Durch die elektronische Signatur kann die dahinterstehende natürliche Person eindeutig authentifiziert werden. Mit einer solchen Signatur werden die Unverfälschtheit und Unveränderbarkeit des elektronisch signierten Dokuments garantiert.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht. Qualifizierte elektronische Signaturen basieren auf asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren und Hash-Funktionen.

Nach den gesetzlichen Bestimmungen müssen Teilnahmeanträge sowie Angebote entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem qualifizierten elektronischen Siegel versehen werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur kann entweder mit einer Handy-Signatur oder mit einer aktivierten Bürgerkarte (samt Lesegerät) gesetzt werden. Nähere Infos zur Aktivierung der qualifizierten elektronischen Signatur finden Sie unter buergerkarte.at. Weitere Informationen zur Handy-Signatur finden sich auch auf auftrag.at.

Forderung einer eSignatur in den Ausschreibungsunterlagen

An einer Ausschreibungen interessierte Unternehmer sollten zunächst einen Blick in die Ausschreibungsunterlagen werfen, um festzustellen, wie und in welcher Form Teilnahmeanträge oder Angebote abzugeben und zu signieren sind.

Wird das Vergabeverfahren über eine eVergabe-Plattform abgewickelt, so ist grundsätzlich auch das Angebot bzw. der Teilnahmeantrag elektronisch über die eVergabe-Plattform abzugeben und elektronisch zu signieren.

Hinweis: Kann ein Teil eines Angebotes nicht in elektronischer Form übermittelt werden (z.B. Pläne oder Modelle), sollte der Auftraggeber festlegen, in welcher anderen Form dieser Teil des Angebotes dem Auftraggeber bereitzustellen ist.

Elektronisch signiertes Angebot als verbindliche Erklärung

Ein elektronisch signiertes Angebot ist eine elektronisch unterzeichnete, verbindliche Erklärung des Bieters. Daraus folgt, dass derjenige, der das Angebot elektronisch signiert auch für das Unternehmen vertretungsberechtigt sein sollte. Bei einer GmbH wäre daher beispielsweise ein Angebot vom Geschäftsführer elektronisch zu signieren. Gehört der Zeichnende nicht zum Kreis der vertretungsbefugten Organe des Bieters, kann er sich von dazu befugten Organen eine auf die Vertretung im jeweiligen Vergabeverfahren gerichtete (Spezial-)Vollmacht ausstellen lassen.

Elektronische Signaturen im Ausland

Auftraggeber im EU-Ausland akzeptieren oftmals „einfache“ oder „fortgeschrittene“ elektronische Signaturen. Vorsicht: Diese werden von den österreichischen eVergabe-Plattformen nicht akzeptiert, weil sie nicht „qualifiziert“ sind. Als Auftraggeber sollte man deshalb auf klare Festlegungen in den Ausschreibungsunterlagen setzen. Ausländischen Bietern bzw. Bewerbern wird empfohlen, frühzeitig eine „qualifizierte elektronische Signatur“ zu beantragen, weil die Ausstellung mitunter je nach EU-Mitgliedsstaat längere Zeit in Anspruch nehmen kann.